Eine nach Waldbesitzern getrennte Aufarbeitung, Sortierung, Lagerung und Vermessung des Holzes ist aufwändig. Gleiches gilt für die Abrechnung eines Nutzungsblockes. Dabei stellen die unterschiedlichen Verfahren (Selbstwerbung, Eigenregie) verschiedene Ansprüche an die Abrechnung. 

Bei einem Vermittlungsgeschäft ist der forstwirtschaftliche Zusammenschluss der Makler, der zwischen Eigentümer und potentiellem Käufer vermittelt. Für die Vermittlung wird ein Entgelt berechnet. Dieses Entgelt, das vom Holzverkäufer bezahlt wird, ist eine der wesentlichen Einnahmequellen für Forstwirtschaftliche Zusammenschlüsse, die in der Vermarktung aktiv sind.

An sich unproblematisch, steckt hinter dieser Form der Vermittlung jedoch ein Abrechnungsdilemma: sehr viele Verkäufer (Waldbesitzer) mit oftmals nur kleinen Holzmengen stehen wenigen oder nur einem Käufer gegenüber. Es genügt daher nicht, über das Werkseingangsmaß Holzmengen und -sortimente insgesamt zu ermitteln, sondern diese müssen den einzelnen Waldbesitzern zugeordnet werden. 

Für die Abrechnung müssen entsprechend eine Reihe von Dokumenten erstellt werden, um die Mengen- und Zahlungsströme korrekt durchführen zu können. 
Diese Dokumente sind:

  • Die Holzliste Open or Close

    Die Holzliste stellt die Grundlage für die Abrechnung dar. Auf sie verständigen sich Waldbesitzer (vertreten durch den Forstwirtschaftlichen Zusammenschluss) und Holzkäufer.

    Holzlisten können unterschiedlich erstellt werden:

    • Beim Werkseingangsmaß werden die Abrechnungsmengen durch den Holzkäufer erfasst. Diese Mengen sollten durch ein im Wald aufgenommenes Kontrollmaß  überprüft werden. Die Daten können auf unterschiedliche Weise übermittelt werden:
      - häufig werden die Holzlisten in Papierform per Post vom Werk an den Verkäufer übermittelt;
      - ELDAT stellt eine Vereinfachung der Datenübermittlung zwischen Holzverkäufer und Holzkäufer dar. Bei Abschnitten oder Industrieholz ist diese Form der Mengen- und Gütenermittlung oftmals die Regel.
    • Bei Langholz kann die Aufnahme auch durch den Waldbesitzer erfolgen. Wird das Holz in Regie aufgearbeitet, dann hat diese Variante den Vorteil, dass die Holzmenge für die Abrechnung der Dienstleistungen identisch ist mit der Holzmenge, die dem Käufer in Rechnung gestellt wird. Die Holzlisten werden in der Praxis auch hier auf verschiedene Arten übermittelt:
      - in Papierform
      - als Excel-Tabelle per mail.
    • Wird die Holzliste vom Verkäufer (z.B. FBG-Personal) im Wald erfasst, dann ist es sinnvoll, dass dies in digitaler Form geschieht. Die Holzlisten können auf diese Weise direkt in der Abrechnungssoftware weiterverarbeitet werden, wodurch Doppelarbeit entfällt. Die Holzlisten können entweder per Notebook oder mit einem mobilen Datenerfassungsgerät erfasst werden.

    Bestandteile einer Holzliste

    Zu den Bestandteilen einer Holzliste gehören:

    • getrennte Darstellung für jeden Waldbesitzer,
    • eine baumarten-, sorten- und güteweise getrennte Auflistung des Holzes.

  • Die Gutschrift an den Waldbesitzer Open or Close

    Die Gutschrift an den Waldbesitzer wird vom Forstwirtschaftlichen Zusammenschluss im Rahmen eines Vermittlungsgeschäftes ausgestellt. Die tatsächliche Zahlung erfolgt entweder durch die Überweisung des Betrages oder die Ausstellung eines Schecks, der mit der Abrechnung versandt wird.

    Bestandteile der Gutschrift

    Neben den üblichen Pflichtbestandteilen wie Datum, Adressen, laufende Nummer etc. sind die wesentlichen Elemente einer Gutschrift:

    • baumarten- und sortenweise Darstellung der Lieferung,
    • Nennung des waldbesitzerspezifischen Mehrwertsteuersatzes,
    • Ausweis des Holzabsatzfondsbeitrags,
    • bei Skonotgewährung, Ausweis des Skontobetrages.

  • Die Rechnung an den Holzkäufer Open or Close

    Die Holzverkäuferrechnung wird im Rahmen des Vermittlungsverkaufs von dem Forstwirtschaftlichen Zusammenschluss erstellt. Die Abrechnung enthält eine nach Waldbesitzern getrennte Darstellung von Baumarten, Sorten und Mengen.

    Bestandteile der Rechnung an den Holzkäufer

    Neben den üblichen Pflichtbestandteilen wie Datum, Adressen, laufende Rechnungsnummer sind die wesentlichen Elemente einer Verkaufsrechnung:

    • baumarten- und sortenweise Darstellung der Lieferung mit den entsprechenden Einheiten (Fm, Rm, SRm),
    • getrennte Darstellung für jeden Waldbesitzer,
    • Aufführen des waldbesitzerspezifischen Mehrwertsteuersatzes (5,5% für pauschalierende Betriebe, 19% bei optierenden Betrieben),
    • Ausweis des Holzabsatzfondsbeitrags (0,5% des Nettopreises).

    Berechnung des Holzpreises

    Preisfindung
    Anhaltspunkte für die Findung des Holzpreises liefert zum Beispiel die Zentrale Markt- und Preisberichtstelle, deren Informationen auch in Fachzeitschriften veröffentlicht werden.

    Nettopreis
    Einheiten Holz x €/Einheit = Nettoholzpreis

    Bruttopreis
    Nettoholzpreis + Mehrwertsteuersatz = Bruttoholzpreis Achtung: Je nach Waldbesitzer können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze auftreten.

Erfolgt der Holzverkauf als Eigengeschäft, dann kauft der Forstwirtschaftliche Zusammenschluss das Holz der Waldbesitzer auf und verkauft es an den Endabnehmer oder Händler weiter. Die Marge, die zur Deckung der Kosten und zur Absicherung des Risikos notwendig sind, resultiert aus einem Mix aus Mengenbündelung, Sortiergewinnen und Preisvorteilen durch die Kenntnis der Absatzmärkte. Die Wahl des Vorgehens, ob Eigengeschäft und Vermittlungsgeschäft, und die Frage, ob diese Aktivitäten nur für Mitglieder oder auch für Nichtmitglieder angeboten werden sollen, haben Auswirkungen auf die Rechtsform des Forstwirtschaftlichen Zusammenschlusses.

Weitere Themen in "Abrechnung"